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はじめに:総務の仕事その2「捺印申請・押印申請の管理」
以前、「総務って、何やってるの?」という記事を書きました。
そのうちの1つが、「捺印申請・押印申請」です。
そして、捺印申請・押印申請の・・・印鑑の意味は前回のブログに書きましたので、よければ、ご参照ください。
本題:捺印申請・押印申請の確認事項
多くの企業では、捺印申請や押印申請の手順は、厳格な業務フローによって、統制されていると思います。
なぜなら、「書類にハンコを押す=その書類の内容を会社が認める」ことになるからです。
しかしながら、私が就業した企業では、上場企業でさえ、捺印・押印の業務フローは非常にずさんでした。
例えば、客員は申請すれば応援してしまう。実印、福音でさえ、稟議で承認が降りていれば落ちてしまうなどです。
私が執行した上場企業のうち、捺印申請・押印申請の業務フローがしっかりしていた企業がありましたので、そちらをご紹介します。
申請者:申請する
↓
申請者の所属長:不備がないか確認する
↓
総務:以下を確認する
- 捺印・押印書類に稟議が必要か否か
- 添付されている稟議が、捺印・押印書類に合致しているか否か
- 収入印紙は必要か否か(法務、財務・経理にもダブルチェックを依頼します)
- 申請されている収入印紙の金額は正しいか否か(いくらか)
- 書類に捺印・押印する印鑑の会社名が正しいかいなか
↓
法務部:以下を確認する
↓
経営企画室:会社のルールに則った捺印・押印の内容かいなか
↓
捺印・押印
以上のような流れで、上記の内容を確認しています。
関連図書
ハンコのことをもっと知りたい方は、以下のような書籍を読まれてみてはいかがでしょうか。
今回のブログは以上です。
引き続き、よろしくお願いいたします。