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はじめに ： 総務の仕事その４「BCPってよく聞くよね」
以前、「総務って、何やってるの？」という記事を書きました。
その回答の１つが、「BCP対応」です。
「BCP対応って、具体的に何をやるの？」
BCP対応は、大きく分けて以下のことを行います。
- あなたの会社でどんな設備を使っているのかを知る。
- あなたの会社の地域特性を知る。
- 災害時初動マニュアルを作成・全社へ周知します。
- BCPを作成します。
１．あなたの会社でどんな設備を使っているのかを知る
BCPの第一歩は、あなたのの会社でどんな設備を使っているのかを知ることです。
以前私が在籍した会社には、製造業があります。
製造業といっても、いろいろな部署があります。
製造部、開発部、営業部、システム部、管理部があります。
製造部では、工場がありますよね。
工場は、以下のように分けられるのではないでしょうか。
- 建物：工場そのもの
- 建物付属設備：上下水道、空調、電気設備、消防設備
- 工場内の製造設備：ベルトコンベアー
- 工場で使っている製造部品：工具、金型、運搬道具
開発部
- 試作品
全部署共通のもの
- 車
- 什器：キャビネット、机、椅子、パソコン、サーバー
- 書類・・・など
災害が発生すると、当然に、これらの物品が壊れます。
これらを修復するためには、業者さんへ連絡します。この業者さんのリストを事前に準備しておくと、災害の時に、対応できるでしょう。
当然ながら、その業者さんも被災しているので、対応は遅くなることも、念頭にいれておく必要があります。
２．あなたの会社の地域特性を知る
あなたの会社は、どこにありますか？
街中？オフィス街？山の近く？川の近く？それぞれ、災害が発生した時の特性があります。
街中、オフィス街だと、住宅、高層ビル、雑居ビルがありますよね。
地震があったら、窓ガラスが割れたり、建物が倒壊する可能性がありますね。
地震によって、室内の物が落ちます。たまたま古い蛇口に落ちたら、水が出て、水浸しになりますね。古い建物であれば、壁の中の電線が切れて、そこに電気が流れて、火花が散って、火災が発生します。火災から逃げるために、避難ルート、道を知っておきましょう。
大雨で道路が冠水したら、大雪で電車が止まったら、バスに乗りましょう。意外に、歩いたら近かった鉄道の駅まで、動いている鉄道に乗り換えましょう。
山の近くだと、日本は活火山大国なので、火山の噴火に注意ですね。また大雨、台風、爆弾低気圧で、土砂災害にも注意が必要ですね。
川の近くだと、大雨、台風による川の氾濫に注意が必要です。氾濫するからには、高台の場所、高台までの道順、階段の有無を確認しておく必要があります。
ちなみに、どの地域にいても、弾道ミサイルが飛んで来たら、できるだけ窓、ガラスから離れて、堅牢な建物などに避難するしかありません。
・・・といったことがあります。
３．災害時初動マニュアルを作成・全社へ周知します
さて、上記のように、会社で普段使っているもの、会社の周辺のことを把握したら、次のステップ「災害が起こったときに、どう対応するか」に進みます。
それが、災害時初動マニュアルです。
災害時初動マニュアルの内容は、大まかにいうと、以下の内容を盛り込みます。
災害が発生した → 自分の身を守る行動は何？
↓
災害が落ち着いた → 家族のもとに帰りたい → 帰宅ルートは？帰宅難民は？
（対応が速い会社は、ここで災害対策本部が立ち上がり、対応を決めます）
↓
家族の安否を確認できた。少し落ち着いた → 自社を復興させよう → 災害対策本部を立ち上げる → 誰を災害対策本部に呼び込むのか
以上を災害発生時初動マニュアルに盛り込みます。
ここで、ポイントなのは『マニュアルは、分厚いファイルになりがちである』ということ。
そこで、誰も読まない分厚いマニュアルの中から、最低限「災害発生時の初動行動から帰宅の判断、行動まで」を大きなポスター、サイズは「A０」にして、各部署の出入り口に掲示してもらいましょう。
精魂込めて作ったマニュアルなんだから、全社員に読み込んでほしい。
・・・と、思うのは、作成者のエゴ。
タテマエ「災害発生時に自分の身を守る行動なんだから読んでほしい」
ホンネ「めっちゃ苦労して作ったんだから、最低限一読してほしい」
でも、総務担当者の中でも、この災害時初動マニュアルの作成担当者以外に、このマニュアルを読む人はいますか？いません。
それなのに、試作期日迫っている開発担当者、営業ノルマがある営業マン、納品に追われている製造担当者、月次決算に追われている財務・経理担当者、誰が読みますか？
・・・ということで、A０サイズのポスターに「災害発生時の初動行動から帰宅の判断、行動まで」をまとめましょう。これなら、読むというよりも、目につくはず。
４．BCPを作成します
災害時初動マニュアルまで作成したら、BCPの内容に入っていきます。
ですが、私はBCPを作ったことは無いので、このブログでは省略します。
推測するに、BCPは、災害対策本部が立ち上がった時に、復興作業をする手順ではないかな、と思います。
当然、災害対策本部が立ち上がったら、災害対策本部長には、社長やそれなりの権限を持つ人が就任するはずなので、「100％BCP」に沿って行われるワケでないでしょう。
災害の大きさ、状況によって、その時、その時の災害対策本部長の判断は変わるでしょう。
でも、少なくとも、災害が発生したパニック状態の中、何をすればよいのか。
その指針だけでもあると、復興がはやくなるのではないでしょうか。
参考資料
中小企業庁のホームページにもBCP策定に関する情報がありましたので、ご活用ください。
https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/level_c/bcpgl_01_1.html
BCPに関する情報は、以上です。
今後も、微力ながら、少しでも参考になるようなブログを更新していきたいと思います。
引き続き、ご覧ください。よろしくお願いいたします。
