総務の仕事「総務って、何やってるの？」
目次
はじめに ： 総務の仕事って幅広い！
「総務って、何やってるの？」
「これって総務さんの仕事？」
いくつか職場を変わりましたが、この２つの質問は、どの職場でも聞かれた質問です。
回答は「いろいろ」と、笑顔で答えることです。
もしくは「４大経営資源、ヒト・モノ・カネ・情報の内、モノの管理をしています」。
はたまた「皆さんが、安心して働きやすくなるように、職場環境を整えています」。
四角四面な回答であれば「職務分掌規程をみてください」でしょうか。完全に嫌われるので、オススメできませんが。。。
さまざまな回答はあると思いますが、すべて正解だと思います。
さまざまあるがゆえに、回答は１個ではありません。
それもそのはず。総務の業務範囲は、非常に幅広いので、一言で回答することは、非常に難しいのです。
さらに、多くの会社で、職務分掌規程の総務の箇所には、この一文があるでしょう。
「その他、他部門に属さない業務および特命事項」
つまり、どこの部門にも属さない仕事、どこの仕事かわからないと、「総務の仕事」になるのです。また、「よくわならないから、とりあえず総務」と言われるゆえんでもあります。
極端な表現をしてしまえば、総務の職務領域は『無限』です。
そのため、「総務って、何やっているの？」この質問には『俺流』の回答をするしかありません。
総務のあるべき姿・・・？
私見では、攻めの総務であれば、どんどん仕事を見つけていって、定型化、マニュアル化して、その業務遂行に適した部門へ仕事をパスする。
この繰り返しが、本来の総務のあるべき姿の１つだと思います。
・・・とはいえ、ベンチャー企業、公益法人、上場企業（JASDAQ／東証二部／東証一部）、すべての企業で、総務の業務範囲が異なります。
総務の役割もいろいろなパターンがある
そもそも、「総務」と一口に言っても、たとえば、以下のパターンがあります。
・純粋な総務
・総務 + 法務
・総務 + 人事労務
・総務 + 経理
・総務 + システム
・総務 + 秘書／役員室
・総務 + IR（株主対応や、東京証券取引所対応など）
・総務 + 広報
具体的な総務の仕事
私は、純粋な総務を経験してきました。総務の仕事の一例として、実際に私が経験した業務範囲をご紹介いたします。
・株主総会の準備
・取締役会の準備
・ファシリティ管理
・社屋移転、引越し
・ビルオーナーとの折衝
・他社とのトラブル解決
・毎月のオフィス設備点検の社内通知／調整
・セミナールームの開設／管理
・消防計画／防災訓練の策定
・災害時初動対応マニュアル
・ＢＣＰ
・稟議書の申請対応
・規程の作成／運用
・リース物件の管理
・イベントの運営
・固定資産管理
・契約業務（賃貸借／自動車／秘密保持契約書【通称：ＮＤＡ】など）
・文書管理／保管（契約書含む）
・捺印申請管理
・顧客情報管理
・日常の消耗品管理
・福利厚生制度の導入
・慶弔対応
・日常の消耗品管理
・クレーム対応
・子会社管理
・交通事故対応
・行政調査対応
・特殊暴力防止対策協議会
・ごみの分別の周知
・携帯電話管理
・固定電話費用の管理
・コストカット
その他にも、知っている範囲だと、以下の業務も含まれますね。
・代表電話対応
・名刺作成
・社員証の作成
・入館証／セキュリティカードの管理
・費用の部署負担割振り
・出張手配
・保険の加入
（自動車保険／役員損害賠償保険【通称：Ｄ＆Ｏ】／
生産物賠償責【通称：ＰＬ保険】／旅行保険）
・部署からのお問合せ対応
こうして見ると、自分でも気分が悪くなるほどの業務の種類です。。。
上記の業務の中では、たとえば、固定資産管理は経理が担当していたり、
福利厚生は人事部が担当していたり、契約業務は法務部が担当したりしますね。
オススメの本
これらを体系的にまとめてある本は、コチラになります。
書籍名：マンガでやさしくわかる総務の仕事
著者 ：豊田健一、青木健生、島津蓮
書籍名：図解でわかる部門の仕事 改訂版 総務部
著者 ：下條 一郎
おわりに ： 「総務って、何やっているの？」
冒頭の質問に戻りますが、これだけ多くの種類の業務を行っていると、
「総務って、何やっているの？」
この質問には、『俺流』の回答をすることが最善だと思います。
現在、総務で働かれている「貴方・貴女」。
そして、「総務って、何やっているの？」と、お思いの他部門の「貴方・貴女」。
なんとなく、総務のお仕事を、知っていただけたでしょうか。
繰り返しになってしまいますが、もちろん、
「すべての企業の総務が上記を行っている」と、いうワケではありません。
それぞれの企業で、総務部が担当する業務は異なります。
今後、そんな総務の仕事を進めるうえで、うまくいった方法、失敗した方法も含めて、「総務の仕事」や「総務に従事しているあなたへ役立つ」情報をお伝えしたいと思います。
ここまで、お読みいただきまして、ありがとうございました。
