総務の仕事その１：「ファシリティ管理・・・って何？」 第４話 - 内装の管理 - ２／２回
目次
はじめに：「ファシリティ管理・・・って何？」
先日書いた【 総務の仕事その１：「ファシリティ管理・・・って何す？」 第１話 】の続き、【 総務の仕事その１：「ファシリティ管理・・・って何？」 第４話 - 内装の管理 - １／２回 】をお伝えいたします。
ファシリティ管理その３：内装造作の管理
（１）そもそも『内装造作の管理』って何？
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前回の記事をご覧ください。
（２）大きく分けて、何やるの？
（２）大きく分けて、何やるの？
『内装造作の管理』は、大きく分けて、以下の順番の段取りで行います。
少し配慮が必要なのは、以下の”★”の点です。
・「何を」「いつまでに」完成させたいか、社内の要望を聞く
・ザクっとレイアウトを考える
・業者さんに連絡をとる
・業者さんと一緒に現地調査をする
★見積をとり、納期を確認する
・社内決裁をとる
・発注する
・着工する
★検収する
★支払う
・必要に応じて社内通知をする
★見積をとり、納期を確認する
総務でこのような仕事をする場合、「相見積もり（あいみつもり）」、通称：アイミツをとります。アイミツとは、同条件の下、複数の業者さんから見積をもらうことです。
アイミツをとる目的は、大きく以下２点です。
１．最も金額が安い業者さんを見つける。
２．業者さんの特徴を掴む。
アイミツを取る最も重要な目的が「最も金額が安い業者さんを見つける」ことです。総務は、会社の経費を多く使う部署の1つです。
やはり、1番良い仕事、1番良い買い物は、最低コストで最高のパフォーマンスを出すことです。そのためにも、最低コストで業務を完遂できる業者さんを見つける事は、総務の大切な仕事だといえます。
ただし「業者さんの特徴を掴む」ことも、総務の重要な仕事です。
基本的なことですが、押さえておくべき特徴として、以下の観点で特徴を観察してみるのはいかがでしょうか。
【特徴】
０．納期を守ってくれるか。
１．「安かろう、悪かろう」にならない業者さんかどうかを見極めること。
→見極めポイントは、とにかく「雑」であることです。
また、知識や発想が、あなたの知識・発想より乏しい場合は、お話にならないと思います。
たとえば、初歩の初歩ですが、壁を設置するときに、欄間（らんま）を塞ぐか塞がないか、配慮ができるか。欄間とは、壁の上部に空いている空間のことです。
欄間を塞ぐと、火災が発生した時にスプリンクラーによる消火ができなくなったり、非常ベル・非常放送が聞こえなくなるため、消防法上、スプリンクラー・非常ベル・非常放送の増設が必須となります。つまり、費用がかさんでしまうのです。
２．クオリティーは高いか。
→ここは、例えば商談時に、細かいことも情報共有してくれるかや、
現地調査時の細やかさ、現場従業員への気づかい、ヒアリング、
業者さんから私への質問の内容が、良い質問か否か。
３．レスポンスが早いかどうか。
→私の質問に２４時間（１営業日）以内に、何らかの返信があるか否か。
４．無理難題に対して、前向きな反応するか。
→決して業者さんをいじめたり、嫌がらせをするワケではありません。
本来であれば、業者さんといくつか仕事をして、信頼関係を構築して、その中で、少しずつ無理なお願いをする・・・ということが、良い関係を維持し、気持ちよく働ける状態だと思います。
しかしながら、総務の仕事をしていると、当社側の事業上の都合があって、不本意ながら、どうしても初回から無理をお願いしなければならないことが出てきます。
もし、社内からの要望をヒアリングした時に、あなたが「明らかに無茶だろう」と思うような要望をキャッチできたとき、業者さんに「無理なお願いなんですが、●●のような無理なお願いをせざるを得なくなるかもしれません」と、あらかじめ聞いておくのです。
その質問に対して・・・
１．キッパリと「できません」と言うのか
２．「できるかできないか、曖昧」な回答をするのか
３．「できます！」といって、具体的な説明をするのか
ＢＥＳＴな回答は、誰が考えても「３」でしょう。
ＢＲＴＴＥＲと思う回答は、私は「１」です。なぜなら、正式発注をしてから、いままでの商談内容がひっくり返らないためです。また、できないことがあれば、できることもあるはずです。私は、次回につながると思います。
ＷＯＲＳＴで、私がイチバン嫌な回答は「２」の曖昧な回答です。
たとえば「既設のガラスの扉に、後付けで錠前を設置することができるか」です。
「見積をとり、納期を確認する」点では、以上です。
★検収する
→「検収」とは、商品が納品された後、あなたが「検査して、収める」ことです。
検収の目的は、２点あります。
１点目は、納品されたときに、完璧な状態で納品してもらうことがＢＥＳＴです。
検収するときは、業者さんと一緒に細部までチェックします。あなた目線となりますが、気になる点や、ミス、商品の説明を聞き、そのような点があれば、早急に修正していただきます。
２点目は、社内で計上をするときの区分です。たとえば、扉をあらたに設置したら、税法上「建物の残存耐用年数と同じ耐用年数にしなければならない」などと、細やかな部分の配慮が必要となります。この部分は、固定資産管理の範囲になります。
ここでは、サラっと流します。計上については、あなたの会社の経理担当者に確認してみてください。
少し脱線しますが、固定資産の知識の第一歩としてオススメしたい本があります。
「すぐわかる 減価償却資産の50音順耐用年数早見表」です。
私は、経理課の担当者と、１人１冊毎年購入して、業務にあたっていました。
こうすると、同じ基準で固定資産計上の話ができるので、業務が非常にスムーズでした。
※ほぼ毎年改訂版が出版されているので、ご購入の際は、最新版の購入をオススメします。
★支払う
当然ではありますが、支払いが遅れると、業者さんとの信頼関係にヒビが入ります。また、支払い条件について、見積書取得の段階で、業者さんにお伝えして合意を得ておきましょう。
合意を得られないのであれば、社内の調整を行ってください。
たとえば、以下のような条件があります。
・当月の締め、翌月末支払い
・振込手数料は、業者さん負担
・１０万円を越える支払いは、手形支払
・１２０万円を越える支払いは、手形支払い
業者さんによっては、納品締め納品月支払いで請求する業者さんもいますので、この点で手違いが発生しないように、気をつけてください。
（３）よくお世話になった業者さん
前回も書きましたが、よくお世話になったのが、以下URLの企業です。
株式会社ティーズブレイン：https://www.t-sbrain.jp/
最近では、株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ、株式会社タニタなどの著名企業も手掛けていらっしゃるようです。
担当者によって、正直ムラはありました。しかし、突き詰めていくと、低コスト高パフォーマンスでした。
見積をとるだけでも、お声がけしてみてください。
内装造作の管理は、以上です。
引き続き、有益な情報をお伝えしますので、ブログをお読みいただければ幸いです。
